A produtividade no trabalho ou em qualquer outro setor da vida depende de vários fatores. Muitos deles fogem ao nosso controle, mas os mais importantes podem ser otimizados, melhorando muito nossa relação com o tempo e diminuindo o nível de stress. As ações diretas para alcançar mais efetividade nas tarefas do dia-a-dia podem ser divididas em 3 itens:

Definição de prioridades.

Organização.

Tratamento de interrupções.

Definição de prioridades no trabalho

As prioridades devem seguir o esquema abaixo:

Cliente externo: Seja para vender, solucionar um problema, ou mesmo apenas para ouvir o que o cliente tem a dizer, ele tem prioridade. Afinal, é este cliente que traz dinheiro para a sua empresa, e logo deve ser o foco do seu trabalho.

Cliente interno: O cliente interno são todas as outras pessoas na empresa que dependem do seu trabalho pare realizar o deles. Seja para delegar tarefas, solucionar dúvidas ou tomar decisões, mas o trabalho de ninguém deve ficar parado esperando por você ( exceto se você estiver com o cliente externo ).

Tarefas rápidas: as tarefas que gastam pouco tempo para serem feitas (minutos) devem ser feitas no ato. Em geral pode-se gastar mais tempo agendando-as do que realizando-as. Estas tarefas quando acumuladas, causam uma falsa impressão de que há muita coisa a ser feita. Faça-as o quanto antes.

Planejamento: nada deve ser feito sem se planejar. Utilize softwares para controlar tarefas e calendários para planejar cada tarefa seguinte a ser realizada. Sugestão: Remember The Milk

Execução: só depois de tudo planejado, comece a agir e executar os planos.

Dicas de produtividade

Seguindo regras de produtividade, você torna possível fazer muito mais trabalho em muito menos tempo. (Foto: hiverhq.com)

Organização da rotina de trabalho

Ambiente de trabalho: deixe apenas o necessário á vista. O que não for importante para o trabalho atual deve ficar dentro de armários ou gavetas. Isso evita que você se distraia.

Ergonomia: procure garantir que seu ambiente de trabalho oferece as condições necessárias á manutenção da sua saúde. Isso inclui conforto visual, uma cadeira aconchegante, ambiente silencioso, e se necessário EPI’s e outros equipamentos que se façam necessários.

Acessibilidade: deixe as coisas mais utilizadas ao alcance da mão, de forma a não ter que se deslocar sempre que precisar delas.

Usabilidade: sim, este conceito muito comum no desenvolvimento de software pode ser aplicado com maestria na nossa vida. Consiste em definir locais intuitivos e bem planejados para os objetos de que você necessita com frequência. Por exemplo: se você precisa utilizar a caneta marca-texto a cada dez minutos, deixe-a SEMPRE em um local determinado, de forma a não ter que gastar tempo procurando por ela toda vez que for utilizá-la.

E se você trabalha no computador:

Atalhos: os atalhos foram inventados para serem utilizados. Tire um tempo para organizá-los de forma eficiente na barra de tarefas, próximo ao botão iniciar. Isso irá economizar vários segundos toda vez que for abrir um programa.

Calendários e agendas: aproveite as diversas funcionalidades dos bons sistemas de calendário e agendas.

Acostume-se a anotar suas tarefas e cumprir o planejamento feito. Sugestão: Google Calendar.

Janelas abertas: procure deixar abertas apenas as janelas necessárias, para que você não se distraia.

Performance: procure deixar o computador o mais leve possível, evitando fundos de tela, efeitos de transição de menus, e tudo o mais que apenas gasta processamento. Em geral, quanto menos bonito mais rápido, e menos você vai se estressar esperando as coisas acontecerem no computador.

Utilize o recurso de hibernar: além de permitir economia de energia no horário de almoço, o computador liga mais rápido e mantém tudo o que estava aberto quando foi desligado, agilizando a retomada do trabalho. Não há porque não utilizar.

Tratamento de interrupções no trabalho

Um dos principais vilões do tempo são as interrupções não planejadas. Para diminuí-las ao máximo, siga as instruções abaixo:

MSN, Skype, Gtalk, comunicadores instantâneos em geral: jamais utilize a sua conta pessoal para o trabalho. Crie uma conta apenas para utilização profissional e informe-a apenas a contatos profissionais. ESTE PASSO É PRIMORDIAL. Use apenas se for imprescindível para a tarefa que você executa, Desligue os avisos desnecessários (contato ficou online, contato ficou offline, contato mudou a mensagem…), de forma a ser incomodado apenas quando chegaram mensagens específicas para você. Fique em modo offline sempre que possível. Isto irá evitar que seus contatos lhe mandem mensagens simplesmente porque viram que você está online.

Email: tenho horários fixos para a leitura dos emails. Responda-os de forma clara. Não abra emais não relacionados ao seu trabalho. Deixe isso para fazer em casa.

Telefone: atenda ao telefone de forma enérgica e dizendo o seu nome. Isso irá agilizar a conversa. Atenda no primeiro toque. O que quer que você esteja fazendo não será bem feito com o telefone tocando. Além do mais, você pode estar atrasando o trabalho da pessoa que está te ligando.

Subordinados: seja claro ao delegar tarefas. Isso evitará que seja interrompido mais tarde para esclarecimentos, ou mesmo para corrigir erros. Tenha sempre planejada a tarefa seguinte do seu subordinado. Isso demonstra preparo de sua parte, além de evitar que o tempo dele seja perdido enquanto você determina o que deverá ser feito em seguida. Peça-os para informa-lo quando estiver a ponto de terminar cada tarefa. Isso lhe dará o tempo necessário para agendar a explicação da próxima tarefa.

Superiores: mantenha-os informados a respeito de suas tarefas e do andamento das mesmas. Sempre que possível, informe previsões e prazos de término. Isso irá evitar que você seja interrompido e tenha que prometer prazos impossíveis.

Colegas de trabalho: seja cortês, mas deixe-os perceber que você está muito ocupado para interrupções não planejadas. Caso necessário, programe uma reunião com data a hora marcada.

Como você organiza seu trabalho? Quais regras funcionam melhor para sua produtividade?