Organizador de documentos: como usar e organizar?

Em Produtividade e organização por André M. Coelho

Todos nós sabemos que um ambiente de trabalho organizado é importante além de apenas criar apelo visual. É por isso que é incrivelmente importante manter seu escritório tão arrumado quanto possível. Normalmente, o maior culpado para um escritório bagunçado são folhas de papel espalhadas em sua mesa, e é por isso que criamos este guia útil para organizadores de documentos de escritórios.

O que você precisa saber sobre um organizador de documentos?

Como há muitos tipos de organizadores de arquivos de escritório por aí, é importante escolher o que melhor atende às suas necessidades e estilo.

Um organizador de documentos é normalmente usado para armazenar e exibir papelada ordenadamente em seu escritório, casa ou escritório em casa. Existem vários tipos de organizadores de arquivos que você pode escolher. Em última análise, você precisará decidir o que precisa para manter (e por quanto tempo), para poder criar o melhor organizador de arquivos do escritório que funciona para você e seu sistema.

Você precisa de pasta ou caixa organizadora de documentos?

Se você encontrar seu escritório para ser um pouco confuso / desorganizado, talvez seja hora de arrumar todos os seus documentos. Isso não só ajudará a tornar seu escritório parecido, mas também tornar mais fácil para você encontrar o que precisa.

Tipos de organizadores de documentos para escritório

Existem vários organizadores de arquivos que você pode escolher; No entanto, tudo depende de quanto espaço você tem disponível em sua mesa e no seu escritório. Depois de confirmar onde você gostaria de fazer seus organizadores de arquivos e quais documentos estão indo em cada organizador, ele facilitará para você escolher o melhor organizador de arquivos para o seu escritório.

Abaixo estão listadps quatro tipos de organizadores de arquivos do escritório que você pode escolher:

1. Organizador de documentos de parede

Um organizador de documentos de parede suspenso pode encaixar perfeitamente a parede. Também ajudará a manter seus papéis lindamente organizados. Mesmo que possamos viver em uma era digital, a papelada física ainda é mais ou menos inevitável. Um organizador de arquivos vertical pode ajudar a combater a desordem e aliviar sua mente.

2. Caixa com tampa

Uma caixa com uma tampa é ótima para ter em seu escritório, pois ela pode armazenar suas cartas e documentos de tamanho legal. Sua tampa também manterá seus documentos secos e suas alças facilitam para você transportar seus arquivos de um lugar para outro.

3. Caixa de gaveta

Uma caixa de gaveta é outra grande solução organizadora de arquivos de escritório que você poderia considerar. Sua gaveta de arquivos pode ser usada para armazenar cartas  e o seu compartimento inferior (caixa de gaveta) mantém todos os seus suprimentos úteis. É uma das soluções mais resistentes do organizador de arquivos no mercado no momento.

4. Organizador de compartimentos de gaveta

O organizador de gavetas do compartimento é um organizador de arquivos fácil de all-in-one para gaveta de mesa em seu escritório. Maximize o espaço em seu escritório, organizando todos os seus artigos de papelaria e acessórios.

Organizar arquivos no escritório

A organização de arquivos vai ajudar a manter seu escritório sempre em ordem. (Imagem: Wings)

Tipos de sistemas de organização de documentos

Rearranjando arquivos para um novo sistema é uma tarefa enorme, então é importante obtê-lo na primeira vez. Se você não é um ato solo, é importante falar com o resto da equipe sobre seus planos e pedir feedback antes de iniciar um novo sistema de arquivamento.

Perguntas que você pode pedir pode incluir; “Que tipos de documentos você tem e quais você provavelmente terá no futuro?”, “Como você quer agregá-los?” As possíveis categorias incluem candidatos a emprego, fornecedores, clientes, registros de funcionários, contas a pagar, contas a receber e contratos.

Existem três tipos de sistema de arquivamento que você deve estar ciente:

1. Alfabético

O arquivamento alfabético é um método pelo qual arquivos e pastas são organizados em ordem de alfabetos dos nomes de arquivos ou pessoas com esses arquivos. Pode ser feito usando a primeira inicial (por exemplo, as contas ‘serão em C’). É o método mais popular ou comum de arquivamento e é adequado para pequenas e grandes organizações. Algumas vantagens de usar o sistema alfabético é que é fácil de entender e usar. Também é flexível, economiza tempo e é incrivelmente eficiente em acessar arquivos.

2. Numérico

O sistema de arquivamento numérico é um método no qual arquivos e pastas são organizados em ordem de número. Todos os arquivos e pastas são classificados e dados de números separados. Neste tipo de sistema de arquivamento, é necessário um índice alfabético. Ele precisará incluir nome, endereço, número de telefone, assunto e outras informações junto com um número de arquivo. O sistema de arquivamento numérico vem com muitas vantagens: é altamente eficiente, fácil de entender e usar etc. Além disso, um índice separado também pode ser facilmente desenvolvido usando números e é adequado para grandes escritórios que possuem um grande número de arquivos e pastas.

3. Alfanumérico

Um sistema de arquivamento alfanumérico identifica arquivos através de uma combinação de letras e números. Este sistema de arquivamento é normalmente necessário quando você tem uma enorme coleção de documentos. Por exemplo, a biblioteca do Congresso depende deste sistema de arquivamento por causa de sua massiva coleção de livros. As principais categorias são rotuladas por uma letra, como ‘N’ para arte. As principais subcategorias obtêm duas letras, como ‘NB’ para escultura e ‘ND’ para pintura. As letras neste exemplo do sistema de arquivamento alfanumérico não são baseadas na primeira letra do tópico. Os tópicos dentro de cada categoria são identificados por um número de quatro dígitos, possivelmente com pontos e letras decimais adicionais, então vem a primeira inicial e mais números do autor.

Benefícios de ter um organizador de documentos em seu escritório

A aparência da desordem em qualquer ambiente sinaliza para o seu cérebro que há mais trabalho a fazer. Quando seu cérebro se sente sobrecarregado pelo trabalho percebido, desencadeia uma resposta de estresse. Organizar seu escritório reduz a frequência dessa resposta de estresse e ajuda a dar uma sensação de controle. Se você é organizado, isso ajudará você a se tornar mais eficiente com o seu trabalho. Pesquisando por arquivos em uma estação de trabalho desorganizado desperdiça tempo e poderia dificultar seus níveis de produtividade.

Utilize um organizador de arquivos

Criar uma mesa de trabalho organizada utilizando um organizador de arquivos é significativo não apenas para você mesmo, mas para clientes, funcionários, colegas de trabalho e seus gerentes também. Seu espaço de trabalho é, em última análise, uma representação visual do profissionalismo. Também promove uma forte ética de trabalho e mostra que alcançar o sucesso é importante para você. Se você puder limitar sua área de trabalho aos itens que você usa diariamente, isso deve aumentar sua produtividade. Isso também fornece menos arrastando quando você precisa rastrear algo.

Todo mundo tem uma caixa de entrada para seus e-mails, mas a maioria de nós não percebe que uma caixa de organização de arquivos físicos em nossas mesas é tão vital quanto o escritório moderno de hoje. Para ficar organizado, designe uma unidade de entrada e saída para papelada. Isso irá ajudá-lo a evitar problemas, o que, por sua vez, mantém você à frente de sua lista de tarefas. Sempre que possível, tente e utilize algum espaço de parede. No nível dos olhos, papéis perfeitamente pendurados você usa para referência diária para aliviar a desordem da mesa.

Mantenha seu espaço de trabalho organizado

O estresse é inevitável quando o caos o rodeia. Um local de trabalho bagunçado promove a distração e tem o potencial de promover um estado negativo de espírito, o que pode levar à sensação de ser sobrecarregado ou “em sua cabeça”. Quando você já está experimentando algum estresse sobre um projeto próximo que é devido, ter um espaço organizado irá ajudá-lo a permanecer focado.

Você pode estar pensando em si mesmo: “Eu nem tenho tempo para organizar minha mesa”. No entanto, pense em quanto tempo você desperdiça a classificação diária por meio de três anos atrás. Quando toda vez que tiver um lugar designado, você terá garantido ter menos tempo perdido ao alternar entre projetos ou tarefas.

Aqui está uma dica – toda sexta-feira, tente e leve cinco minutos antes de sair do trabalho para arquivar o conteúdo da sua mesa. O que você precisará na segunda-feira? O que você precisará em três meses? Arquive todos os seus papéis soltos, lixo seus wrappers de lanche e classifique todos os arquivos que você precisará no início da semana. Você será capaz de enfrentar segunda-feira com confiança, frente.

Dicas para organização de documentos

Antes de organizar todos os seus documentos em seu organizador de arquivos, é importante revisar todos os seus arquivos e documentos atuais primeiro para determinar quais categorias você precisa. As categorias podem incluir legais (por exemplo, documentos vitais), dinheiro ou riqueza (por exemplo, demonstrações financeiras e recibos de pagamento), impostos (por exemplo, deduções fiscais, doações e despesas), auto (por exemplo, documentos de empréstimo automático) e negócios (por exemplo, papelada de clientes, faturas e recibos).

Se você não tiver certeza se deve estar mantendo certos documentos, revise a seguinte lista quando estiver classificando sua documentação e organizando seu gabinete de arquivo. (Nota: isso destina-se a ser um guia simples. Para algo um pouco mais complexo, você poderia considerar consultar um contador ou advogado tributário)

Mantenha por cerca de um mês:

Manter por 1 a 3 anos:

Armazene por pelo menos 5 anos:

Como classificar seus documentos usando um organizador de documentos?

A maioria das pessoas não pensa em um documento importante até que eles realmente precisem. Se seus papéis estiverem espalhados por todos os lugares e você não tem um sistema de organização central em seu escritório, você pode desperdiçar muito tempo e energia pesquisando coisas. Você pode até perder algumas coisas.

Passo 1: reúna seus documentos

Antes de poder organizar todos os seus documentos importantes, você deve primeiro localizá-los. Isso às vezes é mais fácil de dizer do que fazer. Verifique suas gavetas de escritório em casa e os papéis empilhados em sua mesa de escritório ou mesa. Verifique as pilhas de papel desordenando suas bancadas de cozinha, bem como gavetas e cestas de cozinha. Olhe na sua cômoda e mesa de cabeceira. Por último, mas não menos importante, verifique sua bolsa ou pasta para quaisquer documentos importantes antes de cada uso.

Passo 2: categorizar

Os documentos mais importantes caem em uma das seguintes seis categorias. Você pode classificar todos os seus documentos coletados da seguinte maneira:

Registros de casa e propriedade: hipoteca, partes de propriedades, projetos de melhoria home e recibos, manuais de eletrodomésticos, informações fiscais de propriedade, apólices de seguro residencial e manuais.

Registros automáticos: títulos, registros de manutenção, apólices de seguro e informações, informações de empréstimo e registros de pagamento.

Registros de saúde: apólices de seguro, manuais de benefícios de seguro de saúde, explicação dos benefícios médicos, contas médicas, listas de prescrição, receitas médicas e apólices de seguro de vida.

Registros financeiros: Declarações bancárias, declarações fiscais, registros de dedução fiscal, registros de investimento, registros de empréstimos e declarações de cartão de crédito.

Registros eletrônicos: contratos de telefone celular, receitas de vendas, garantias e manuais para todos os seus itens eletrônicos.

Registros pessoais: certidão de nascimento, certificado de casamento / divórcio, papéis de custódia, registros de imunização, passaporte e vontades. Se você tiver animais de estimação, você também pode incluir qualquer um dos seus documentos importantes, como informações veterinárias e vacinas nesta categoria.

A maioria dos seus documentos importantes pode ser armazenada em um arquivamento regular, uma caixa de documentos portátil ou uma caixa de organização de arquivos de mesa. Alguns, no entanto, realmente devem ser mantidos em um cofre à prova de fogo ou em uma opção de armazenamento fora da empresa, como um cofre. Documentos vitais são aqueles que seriam muito difíceis ou demorados para substituir. Eles também podem conter informações confidenciais que poderiam ser mal utilizadas pelos ladrões.

Se sua casa fosse destruída por um incêndio ou inundação, você gostaria que seus documentos vitais permaneçam intactos. Para a maioria das pessoas, os seguintes documentos seriam considerados vitais: certidões de nascimento, apólices de seguros, testamentos, atos de propriedade, títulos de carros, passaportes e qualquer contrato ou acordo que exigissem uma assinatura original. Você também deve criar uma lista mestre de todos os documentos vitais para referência futura.

Passo 3: manutenção em andamento

Uma vez que seus papéis importantes tenham sido organizados, tente mantê-los dessa maneira. Todo mês, quando você paga suas contas, arquive quaisquer novos documentos na seção apropriada do seu sistema de arquivamento. Ao mesmo tempo, procure quaisquer documentos removidos do sistema durante o mês que ainda possa estar fora do sistema de arquivamento e re-arquivá-los. Pelo menos duas vezes por ano, tente e revise os documentos no seu sistema de arquivamento para ver se algum pode ser purgado. Com um pouco de esforço gasto na organização de seus documentos, você poderá colher benefícios e economizar tempo a longo prazo.

Perguntas frequentes sobre organização de documentos

Vamos às dúvidas mais comuns:

1. Quais são os tipos de pastas de documentos?

Existem vários tipos de pastas de arquivos; No entanto, as pastas básicas de arquivos são possivelmente a escolha mais popular. Medindo cerca de 9,5 polegadas/25 cm, eles se encaixam em qualquer sistema de arquivamento. Os organizadores de arquivos suspensos geralmente vêm equipados com ganchos. Alguns outros tipos de pastas organizador de arquivos incluem:

2. Quais são os cinco sistemas básicos de arquivamento?

Os cinco sistemas básicos de arquivamento são condicionamento, liberação, indexação, codificação e classificação.

Condicionamento: removendo todos os pinos, grampos  e clipes de papel. Papéis relacionados ao grampo juntos. Anexe recortes ou itens menores que uma folha regular de papel com cimento ou fita de borracha.

Liberação: o termo “liberação” significa simplesmente que uma marca é colocada no papel para indicar que agora está pronto para arquivar.

Indexação: a indexação significa decidir onde arquivar a letra ou o papel.

Codificação: isso significa colocar alguma indicação da presente decisão sobre o artigo.

Ordenação: é aqui que você precisará reorganizar os papéis na sequência de arquivamento. É importante resolver o papel antes de ir para o arquivamento ou prateleira.

3. Qual é a melhor maneira de organizar seus arquivos?

A melhor maneira de organizar seus arquivos é usando um organizador de arquivos. Não é apenas uma maneira versátil de organizar seus documentos, também garantirá que seus documentos sejam armazenados de forma limpa e segura. Você também será capaz de organizá-lo de acordo com o que funciona melhor para você.

4. Onde comprar um organizador de arquivos?

Como há muitas opções de organizadores de arquivos para escolher, e as lojas digitais tornaram ainda mais fácil a compra desses produtos.

5. Quanto custa o custo para um novo organizador de arquivos?

Dependendo do tipo de organizador de arquivos que você é depois, o custo irá variar. É importante descobrir que tipo de organizador de arquivos é necessário e, em seguida, inicie sua pesquisa.

6. Onde comprar um novo organizador de arquivos?

Você pode comprar um novo organizador de documentos em sua loja de departamentos local, on-line ou sua loja de artigos de papelaria mais próxima. Felizmente, as histórias tornam mais fácil para você encontrar e comprar seu próximo organizador de documentos.

Ficou alguma dúvida? Deixem nos comentários suas perguntas e iremos responder!

Sobre o autor

Autor André M. Coelho

André é formado em pedagogia e gosta de educar e aprender. Encontrou através do blog Palpite Digital BR uma maneira de repassar seus conhecimentos e aprender mais sobre diversos tópicos. Além disso, ele também é um entusiasta de jogos digitais, tendo começado com um Master System 3 no início da década de 90 e indo pro mundo dos computadores ao final da década. Desde então, não parou mais e continua jogando, aprendendo, e ensinando.